Un concept de plus en plus répandu
Un concept de plus en plus répandu
La crise du coronavirus a chamboulé nos habitudes de travail. Elle a littéralement fait exploser le télétravail. Mais si ce nouveau mode d’organisation du travail a fait de nombreux heureux, le bureau manque toutefois à de nombreux salariés ! Entre le manque de socialisation et un environnement pas toujours adapté, travailler de chez soi ne convient pas à tous.
Les collaborateurs d’une même entreprise ne sont pas tous en même temps sur le lieu de travail. Entre le télé-travail, les congés, les réunions, les missions chez le client… le constat est clair : de plus en plus de postes de travail restent vacants. Le taux d’occupation des postes de travail est passé de 80% à moins 60% en seulement quelques années. Ce constat pousse les entreprises à revoir leur mode d’organisation.
Ainsi, le flex office, qui prenait déjà ses marques avant le début de la pandémie, apparait comme une évidence. D’après une étude Deskeo publiée en mars 2021, 16% des entreprises l’ont déjà mis en place et 55% l’envisagent sérieusement, notamment les grands groupes qui y voient un moyen de faire des économies sur leurs dépenses immobilières…
Entre le télétravail, la nouvelle génération qui fuit la routine, et des salariés qui cherchent un meilleur confort au travail, le flex office est en passe de devenir la norme.
Focus sur cette nouvelle organisation de l’espace et des conditions de travail.
Le bureau flex, qu’est-ce que c’est ?
Le bureau flex, qu’est-ce que c’est ?
Le flex office est un nouveau mode d’organisation où les collaborateurs n’ont pas de poste attitré.
Chaque jour, les collaborateurs arrivent dans les locaux professionnels et choisissent un espace adapté à leurs enjeux du moment… Le flex office permet de changer d’espace selon ses tâches et son mode de travail : s’installer à un bureau, dans une salle de réunion, un espace bulle, à la cafétéria, ou encore travailler de chez soi, … Fini la sédentarité !
Les collaborateurs sont libres de se déplacer et de s’installer où ils veulent oui, mais attention ! Cela ne veut pas dire qu’on peut décider à sa guise d’aller au bureau ou non !
Le flex office permet de prévoir un espace de travail plus petit, mais suffisant au nombre de salariés présents au même moment dans les locaux. Dorénavant, les mètres carrés qui étaient dédiés aux usages classiques ont de nouvelles fonctions : les relations humaines, la collaboration et la créativité.
Mais est-ce vraiment une bonne chose pour les salariés ? Découvrez les points positifs et négatifs du flex office.
Les avantages et les inconvénients du flex office
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LES AVANTAGES :
Des économies financières: Entre les missions hors des bureaux, les vacances, les RTT, ou les arrêts maladie, certains espaces restent inutilisés dans les bureaux, une aberration pour les entreprises où chaque mètre carré a un coût. Plutôt que louer des bureaux vacants, l’entreprise peut adapter la taille des bâtiments à l’utilisation réelle pour baisser les charges et les loyers liés à l’immobilier.
Un boost pour la productivité et la créativité : En permettant de choisir l’espace le plus adapté à ses tâches et ses besoins du moment, le bureau flex offre une liberté qui favorise la productivité et la créativité. Choisir un espace de travail dans lequel on se sent à l’aise est un vecteur significatif d’amélioration de la qualité de vie au travail. Surtout quand on sait que celle-ci a un impact direct sur la productivité.
Des espaces appropriés aux différentes tâches : Le flex office prévoit des espaces conçus pour répondre à différents styles de missions :
- bureaux individuels ou travail à domicile pour la concentration ;
- espaces de brainstorming pour la créativité ;
- salles de réunion pour les tâches d’équipe ;
- zones de détente pour les échanges informels ;
- pièces isolées pour les appels ;
Casser la routine: Le flex office est un bon moyen de lutter contre le sentiment de routine, qui nuit généralement à la productivité ! Ne pas s’installer 2 jours de suite au même endroit, ça change le rythme de la semaine.
Encourager les liens : En favorisant les changements d’environnement et les déplacements, le flex office incite les salariés à nouer des liens entre des services différents. Il amène le salarié à se déplacer, à échanger directement avec ses équipes plutôt que par email, chronophage et parfois source d’incompréhensions. Cela facilite également le développement d’une forte culture d’entreprise, d’une relation de confiance entre les équipes et le partage de compétences.
Un confort de travail : Pouvoir télé-travailler certains jours peut arranger satisfaire les collaborateurs. Ils sont de plus en plus attachés à ce confort.
Réduction de l’impact environnemental : moins d’espace signifie aussi moins de chauffage ou de climatisation. De plus, les trajets quotidiens sont limités avec le télétravail, ce qui diminue le bilan carbone de l’entreprise.
Facilitation du recrutement : les bureaux flexibles plaisent particulièrement à la nouvelle génération !
Réduire le temps de transport : Télé-travailler de temps en temps, un gain de temps non négligeable, surtout quand le temps de transport moyen en région parisienne pour se rendre et rentrer du travail est en moyenne de 1h24…
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Pour autant, le flex office présente aussi quelques limites :
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LES INCONVÉNIENTS :
Une organisation de rigueur : lorsque l’on n’a pas de bureau attiré attitré, il est nécessaire d’organiser son quotidien en amont (réserver un espace de co-working, fixer des lieux de rendez-vous avec les équipes, trouver le bon spot, etc.).
Difficulté de garder le contact : Le vrai challenge des entreprises qui choisissent le flex office est de développer des outils de communication permettant à chacun de leurs salariés d’échanger avec leurs collègues, de suivre l’avancement d’un projet et de participer à la vie quotidienne de l’entreprise et ce même les jours où ils ne sont pas présents physiquement au bureau.
Sous-estimer le taux d’occupation : Certaines entreprises pensent trop à réduire la surface de leurs locaux, ce qui les conduit à sous-estimer leur taux d’occupation. Les espaces de travail se retrouvent alors surchargés, ce qui nuit évidemment à la productivité et au bien-être des salariés.
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Pour fonctionner, la mise en place du flex office nécessite une grande organisation en amont ! On vous explique en détail comment faire dans un prochain article