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Le flex office, c’est l’absence de poste de travail attitré. Entre économies financières, productivité des collaborateurs ou encore confort de travail, le bureau flexible a de nombreux avantages. Pour autant, la mise en place d’une organisation flex nécessite une préparation matérielle rigoureuse ainsi que l’adoption de certains outils et méthodes incontournables :
Evaluez le taux d’occupation des bureaux, afin de déterminer correctement la superficie du futur flex office
Communiquez avec les équipes en amont, pour créer des espaces qui répondent aux besoins des collaborateurs. Pourquoi pas co-créer le nouvel espace avec eux pour les engager ?
Prévoyez un équipement technologique de pointe : sans un réseau Wi-Fi à toute épreuve, des connectiques efficaces dans chaque espace de travail et un système de stockage des fichiers, pas de flex office !
Installez des zones créant différentes ambiances de travail :
- Des postes de travail individuels,
- Un cadre permettant la concentration : des « focus room» ou des espaces isolés par des cloisons de bureaux
- Des zones de travail en équipe pour favoriser les échanges
- Des cabines téléphoniques
- Des salles de réunions ; avec un système de réservation
- Des espaces de convivialité (cuisine, coin détente, …)
- Installer des casiers individuels pour que les collaborateurs puissent ranger leurs effets personnels
Petite astuce, effectuez une phase de test avant de modifier l’ensemble de l’organisation et de commencer à déménager les bureaux ! Commencez par un service avant de déployer le flex office auprès de tous les salariés. Cela permet d’avoir du recul, de prendre en considération les points à améliorer et surtout de répondre aux craintes des équipes.
Afin de maintenir la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise, organisez des moments de convivialité tels que des team buildings ou autres afterworks.
En flex office, les locaux de l’entreprise sont de véritables lieux de vie, véhiculant ses valeurs et sa culture et renforçant le sentiment d’appartenance des collaborateurs. Soignez-le !